Essentie tekst

De gemeenteraad en het vrijblijvende spel van vage ambities

Pamflet of (eind)verhandeling over het overheidsinformatiesysteem en het ontbreken van relevante en specifieke data

NB. Deze tekst is opgesteld door Sander Meijer en Ilan Stoelinga nav einde van het stopzetten van de buurtbegroting in Amsterdam.

De overheid vergroot de complexiteit van samenleving en overheid met het formuleren en uitvoeren van algemene en vage generiek beleidsdoelen. Door het ontbreken van ‘systematische reflectie’ op het ontstaan van conflicten wordt het lerend vermogen; een intelligente overheid, niet gefaciliteerd. Rekenkamers en ombudsmannen zijn feitelijk lapmiddelen en een uiting van het onvermogen van het overheidsorganisatiesysteem om zelflerend vermogen te ontwikkelen.

Het kan eenvoudig anders. Vervang vrijblijvendheid van het vage generieke beleid door commitment met specifiek beheer en ontwikkeling van de dagelijkse leefomgeving. Het kan met ICT en data, maar alleen op basis van duidelijke definities en strakke afspraken over het doel: integraal locatief beleid.

 

Amsterdam worstelt, net als alle andere Nederlandse gemeenten, met de complexiteit van samenleving en overheid; sociaal- en fysiekbeleid; rijksbeleid en gemeentelijke autonomie; regionale ontwikkelingen en lokale urgenties. Door middel van gemeentelijke reorganisaties met simpele motto’s worden aanpassingen doorgevoerd voor actuele problemen, maar niet het fundamentele probleem. “Gebiedsgericht werken” en “1 stad, 1 opgave” zijn van die motto’s die gebruikt zijn om in de afgelopen periode wijzigingen in de ambtelijke organisatie door te voeren zonder dat het primaire probleem is benoemd.

Tijdens de huidige ambtelijke en bestuurlijke reorganisatie is in de periode 2012 – 2014 ‘de buurtbegroting voor Amsterdam’ ontwikkeld. De buurtbegroting is een database en is ‘beroemd’ geworden door zijn eenvoud van het projecteren van stippen op een kaart die informatie over beleid en kosten bevat. De kaart kan laten zien dat het primaire probleem; “wie wil wat waar” inzichtelijk gemaakt kan worden. Het vullen van de database en daarmee het zetten van stippen op een kaart bleek echter problematisch. Het woord ‘waar’ in de vraag “Wat doe je waar en waarom, en wat kost het?” vraagt om specificatie van de ambities naar plaats en tijd.

De implementatie van de buurtbegroting in 2015 heeft bloot gelegd dat het beleid van de gemeente Amsterdam niet specifiek genoeg is om op een kaart te zetten. Het reorganisatieproces en de bevoegdhedenverdeling in Amsterdam (bestuurlijk stelsel + ambtelijke organisatie) bood niet de juiste omgeving om het fundamentele probleem op te lossen: Het specificeren van generieke beleidFOOTNOTE: Footnote.

Het specificeren van beleid is een taak van de uitvoerder van dat beleid (wethouder en ambtenaar). Controle op de effectiviteit van al het specifieke beleid is een taak van de gemeenteraad als vertegenwoordigers van de bewoners en gebruikers van straten, pleinen, buurten en wijken waar de integraliteit van het specifieke beleid tot uiting komt. Een kaart met stippen kan dan heel behulpzaam zijn om die verantwoordelijkheid te nemen.

De complexiteit van samenleving en overheid los je met een kaart met stippen niet op maar het levert wel focus; toegang tot -, en overzicht van informatie voor belanghebbenden en hun vertegenwoordigers. Door de afbakening van plaats en tijd wordt het gesprek van bewoners, ondernemers, ambtenaren en politici over het beleid specifieker en relevanter, en een stuk prettiger. De gesprekken kunnen praktisch inzicht opleveren voor het organiseren van doelmatiger beheer en het faciliteren van maatschappelijke ontwikkelingen.

Het expliciet benoemen van het onbekende bij realisatie van ambities, en daarmee het formuleren van de specifieke onderzoeksvraag, is de start van het lerend vermogen. Het opent het bewustzijn van politici en belanghebbenden van de praktische context van ideeën en wensen. Een specifieke en relevante beschrijving van de context en uitwerking van het idee of vervullen van de wens maakt dat het gesprek gaat over de inhoud [en niet de vorm; juridische procedures en politiek steekspel] Dit is waar de ombudsmannen en rekenkamers voortdurend op wijzen: wat wilde de gemeente nu bereiken?

 

Overheidsinformatiesysteem

Met ICT is de afgelopen jaren oneindig veel data gemaakt en ontsloten. In tal van domeinen en op heel veel terreinen zijn er goed functionerende voorbeelden. Alleen bij de overheid wil het niet lukken. De oorzaak is dat de overheid zich niet beperkt tot één domein van producten en diensten maar op vele steeds wisselende en op telkens andere manieren samenhangende producten en diensten integrale afwegingen moet maken. Voor de complexiteit van deze informatie van de overheid is niet één databasesysteem te ontwikkelen. Voor het maken van de ‘buurtbegroting’ is daarom gekozen voor het principe van ‘de samenvatting en verwijzing’.

Voor het maken van de samenvattingen van overheidsbeleid (het feitelijk leveren van producten, diensten en contacturen) wordt gebruik gemaakt van een beperkt aantal variabelen en strakke redactie regels. Hiermee is het mogelijk vanuit verschillende domeinen informatie op locatie naast elkaar te plaatsen. Voorwaarde is dat het generiek beleid locatie specifiek wordt gemaakt. De huidige systeemeigenaren en spelers hebben weerstand tegen de inperking van het huidige vrijblijvende spel van generieke ambities.

Wanneer de gemeenteraad het verlies van hun vrijblijvendheid zal aanvaarden zal de ambtelijke organisatie gaan doen wat het moet doen: Het Bestuur en de Raad voorzien van relevante en specifieke informatie.

De open data waar om wordt gevraagd maar die nu niet aanwezig is in de organisatie kan worden gemaakt als de gemeenteraad de opdracht geeft.

 

Het beleid: De samenvatting van, en verwijzing naar (het besluit)

Om een kaart te kunnen maken waar al het specifieke beleid op is weergegeven zijn 4 variabelen gedefinieerd. Met deze variabelen is het mogelijk om alle soorten beleidswensen naast elkaar te zetten.

Het principe is zeer eenvoudig:

  • De mens wil dingen creëren, veranderen of behouden. In onze geverbaliseerde gedachten over ideeën en verlangens zijn dit de dingen die een zelfstandig naamwoord met aanduiding van plaats en tijd zijn. Het zijn onze specifieke wensen. Deze dingen noemen we Modificatie-Objecten. Je kunt er een foto van maken (fysiek object) of ze uitnodigen in een zaal (doelgroep).
  • Om wensen te vervullen zijn objecten nodig waarmee je kunt creëren, veranderen of behouden. Deze objecten noemen we Inzet-Objecten.
  • Het daadwerkelijk inzetten op modificatie; het inzet-object toepassen op het modificatie-object, noemen we de handeling.
  • De vierde variabel is de onderzoeksvraag. Het expliciet benoemen van het onbekende is de enige manier gebleken om ruimte te creëren voor het specificeren van generiek beleid.

[Zie voorbeelden en casussen van de toepassing van de OIAX-methode op oiax.org]

 

De organisatie: ondersteuning van raad en college, resp; volksvertegenwoordiging en bestuur

De ambtelijke bazen van gebiedsontwikkeling tot afvalinzameling en van bestuursondersteuning tot piofach; Personeel, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie, Huisvesting weten allemaal wat voor hun taak het ideale organisatiemodel is voor de gemeente. Omdat het ideale model niet bestaat laten wij de zoektocht van deze mission impossible over aan de Tom Cruise’s van de overheid. {Wij} hebben het wiel opnieuw uitgevonden: terug naar de basis: de dagelijkse woon en leefomgeving van de leden van de samenleving. Neem het individu als uitgangspunt en er volgt een logisch organisatiemodel voor de overheid uit. Dat niet alle problemen daarmee kunnen worden opgelost is pech. Deze problemen moeten worden opgelost op een andere manier dan vanuit één organisatieprincipe voor alle problemen. {Ons} principe is dat de oplossing van niet primaire problemen nooit de effectiviteit van het oplossen van primaire problemen mag hinderen. Het lijkt naïef, maar het is integer en zorgt voor een heldere agenda met een duidelijk onderscheid tussen de problemen van de samenleving en de problemen van de overheid.

Neem de leefomgeving als uitgangspunt: deze bestaat uit objecten die beheerd moeten worden en die zich ontwikkelen. Dat is ook de reële wereld van de burger. Dan is die kloof ook gedicht. [Zie verhaal over afstemming…]

 

  • Modificatie-objecten in categorieën: f=dingen, s=doelgroepen/individuen => b/o => i/s
  • 9 ambtelijke diensten: primaire processen in lijn
  • Alleen afstemming faciliteren daar waar nodig: maatwerk met schaalbare Inzet (pool van facilitators)

 

De begroting: kiezen en sturen

De gemeentebegroting bevat een beleidsdeel en een financieel deel [conform bbv…]: het ene kan niet zonder het andere. Ze moeten op elkaar aansluiten… als ze dat doen kan het functioneren als “actieplan” ipv een planning en control instrument van elders geformuleerde en besloten doelen.

  • Programma’s op basis van de categorisering van de modificatie-objecten
  • Principieel: vanuit het perspectief van het individu. (en niet vanuit het perspectief van de koning, want: de overheid is van de burgers en daarmee voor de burgers)
  • ‘Wonen & zorg’, ‘ontplooiing’, ‘verplaatsen’ zijn logische hoofdthema’s/programma’s voor het primaire uitgangspunt van woon en leefomgeving: die je kunt onderverdelen (programmaonderdelen = verdeling van de 9 diensten) op basis van de objecten van modificatie [zie schema]
  • Onder het programma ‘overheidsorganisatie’ kunnen alle restanten (de piofach etc)

 

De participatie: samenwerking van eigenaren van ideeën en belangen

Een gesprek over ideeën en wensen begint met kennisdeling. In tegenstelling tot onderhandelen waar één van de partijen begint met een voorstel.

  • Duidelijke toegankelijke informatie voor belanghebbenden
  • Mogelijkheid tot indienen van verzoek tot integrale afstemming van handelingen van de lijnen
  • Projectie van specifiek beleid(swensen) op kaart en rapportages aan raad

 

Conclusie

Het aanduiden van het onbekende, de 4de variabel X; het formuleren van de onderzoeksvraag, is de start van het lerend vermogen. Het opent het bewustzijn van mensen met ideeën, van politici en belanghebbenden rond ideeën en wensen. Het gesprek gaat over de feiten en aannames rond ideeën; de context van het Modificatie-Object. Dit is waar de ombudsmannen en rekenkamers voortdurend op wijzen: wat wilde de gemeente nu bereiken?

Met de OIAX-methode en de mogelijkheid daarmee de variabelen op een kaart te projecteren is er geen ontkomen aan het specificeren van generiek beleid. De methode is een inperking van het huidige vrijblijvende spel van generieke ambities, en roept onder de huidige systeemeigenaren en ambtelijke spelers weerstand op.

Het is de gemeenteraad/de volksvertegenwoordiging die zichzelf de methode moet opleggen en de consequenties voor het verlies van de vrijblijvendheid moet aanvaarden. De ambtelijke organisatie zal gaan doen wat het moet doen: Het Bestuur en de Raad voorzien van relevante en specifieke informatie.

Met deze methode wordt de ‘data’ gemaakt die je kunt ‘openen’. De opendata waar om wordt gevraagd maar die nu niet aanwezig is in de organisatie.

 

Aanbeveling

  • De raad in ere herstellen en goed ondersteunen (monisme herstellen? Einde van het Raad van Toezicht idee/hoofdlijnen/2de kamertje spelen: zelfs de tweede kamer zou monistisch moeten worden ☺ 1ste kamer afschaffen=vervangen door constitutionele raad: beleid toetsen aan OIAX-rechten=nieuwe grondwet: hiermee vervalt bestaansrecht provincies en kunnen gemeenten fuseren tot ze de ‘juiste’ omvang hebben)
  • Geen stadsdeel oid = territoriale oplossingen werken niet meer = schaalbare organisatie
  • De ambtelijke organisatie als volgt organiseren: 9 diensten en een pool
  • Informatie infrastructuur; websites etc, inrichten als spiegel van de 9 diensten + pool
  • Zorg dat de begroting 2017 (of 2018) specifieke en relevante informatie bevat in de datastructuur van OIAX. [Projectie op kaart en in doelenboom-rapportage] => voorbeelden maken.

 

Transitie proces top down: stappenplan zonder mijlpalen en deadlines (je mag er zolang over doen als de raad toestaat)

  • Raadsbesluit: werken met OIAX tenzij (eigenaar van beleid moet rapporteren aan gemeentesecretaris waarom niet, als niet de staatsveiligheid in het geding is is de rapportage openbaar)
  • Eerst relevante modificatie-objecten definiëren (huidige begroting specificeren volgens methode)
  • Budgetten koppelen (huidige administratie)
  • Alternatieve begroting maken (parallel aan de huidige systematiek)
  • Structureel Beheerorganisatie maken (parallelle organisatie dmv detachering = sterfhuisconstructie
  • Structurele ontwikkelingenorganisatie maken
  • Pool voor hulpconstructies (alle processen, programma’s en projecten onder een transitie manager=sterfhuis)
  • Pool voor afstemming lijnen/ integraal werken (vervangt de programma en projectmanagers/teams: parallel aan de bestaande organisatie)
  • Bestuurlijke/politieke portefeuilleverdeling aanpassen
  • Wat overblijft in de oude structuur zijn de voor gebiedsbeheer en ontwikkeling irrelevante problemen van de overheid zelf. Zeer legitiem en ondersteuningswaardig.

 

Transitieproces bottom up: actueel probleem/spilobject

  • Definieer het spil object

 

Verantwoording

In de periode 2010 (nieuwe afdeling ‘buurtregie’ stadsdeel oost) tot 1 april 2016 (time out implementatie ‘buurtbegroting voor Amsterdam’ … is gewerkt … aan informatiesysteem voor gebiedsmanagers, bewoners/belanghebbenden en raad/B&W.

Deze tekst is opgesteld door SM/IS als afronding van hun inzet voor de gemeente Amsterdam. Naast de casus Amsterdam … Enschede, Rotterdam, Haarlemmermeer, en diverse ander gemeenten op bezoek gehad.

Chronologie: … stappen en producten

Deze tekst besproken met … [

Verslagen/reacties zie…

Dank naar… [begeleider/meelezer]

Tekst Sander Meijer/ Ilan Stoelinga 2 mei 2016

 

Delen uit deze tekst mogen geciteerd worden onder bronvermelding.

 

 

 

%d bloggers liken dit:
search previous next tag category expand menu location phone mail time cart zoom edit close